Sichere E-Mail

Ihr Vertrauen ist uns wichtig, deswegen möchten wir, dass die vertraulichen Informationen, die Sie betreffen, auch vertraulich bleiben. Dessen sind wir auch nach Artikel 6 und Artikel 32 der DSGVO verpflichtet. Aus diesem Grund verschlüsseln wir grundsätzlich alle E-Mails an unsere Kunden und nutzen dazu das sogenannte PDF Verschlüsselungsverfahren, d.h. Sie erhalten Ihre E-Mail in Form einer Passwort-geschützten PDF Datei.

Uns ist bewusst, dass wir Kunden haben, die Rechnungen automatisch verarbeiten wollen oder auch einfach E-Mails so bekommen wollen, wie man es gewohnt ist, im Klartext.
E-Mails im „Klartext“ und Verschlüsselung nach den Normen des DSGVO sind keine Gegensätze! Deswegen unterstützen wir, für Ihren Komfort, auch die E-Mail Verschlüsselung über S/MIME oder PGP.

PDF - Verschlüsselung

Wenn Sie eine Email von uns empfangen, werden Sie gebeten, sich ein Passwort zu vergeben. Das können Sie tun, indem sie auf den Hyperlink unter dem Wort „Web Portal“ klicken, welcher sie direkt zur Passwortvergabe führt.

Sobald Sie sich ein Passwort vergeben haben, bekommen Sie die eigentliche Email, die als Anhang eine verschlüsselte Message.pdf mit der eigentlichen Nachricht enthält, die Sie mit Ihrem eben vergeben Passwort öffnen können. Zusätzliche Anhänge innerhalb der Mail werden mit einer Büroklammer oder einer Pin-Nadel angezeigt. Wir empfehlen zum öffnen der PDF den PDF-Reader Adobe Acrobat Reader. Die Erfahrung zeigt, dass die zusätzlichen Anhänge innerhalb der Message.pdf über den Acrobat Reader am verlässlichsten angezeigt werden, wie unten zu sehen:

FAQ zur PDF Verschlüsselung

1. Ich habe mein Passwort vergessen

Das Passwort kann bequem über die Passwort-vergessen Funktion unter https://nospamproxy.hlsgmbh.de zurückgesetzt werden.

2. Ich habe mein Passwort geändert und kann die PDF-Datei mit dem neuen Passwort nicht öffnen.

Eine PDF verschlüsselte Mail nutzt immer das Passwort, welches zum Zeitpunkt des Mailversands aktiv war. Wenn nun im Nachgang das Passwort geändert wird ist zu beachten, dass alle vorherigen Mails trotzdem nur mit dem alten Passwort geöffnet werden können. Das neue Passwort findet erst bei künftigen Mails nach dem Passwort-Wechsel Anwendung.

3. Ich kann die Anhänge in der Message.pdf nicht sehen

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Adobe Acrobat Reader für das Öffnen der PDFs verwenden. Nur mit dem Adobe Acrobat Reader können wir die korrekte Anzeige der Anhänge innerhalb des PDFs gewährleisten.

4. Ich kann kein Passwort vergeben / ändern

Bitte prüfen Sie, ob Sie die Mail über die Verwendung eines Verteilers empfangen haben. Die Passwörter sind bezogen auf die Mail-Adresse an die wir Nachrichten versenden - wenn wir nun eine Mail an einen Mailverteiler in Ihrem Hause senden, dann ist das Passwort für die Adresse des Mailverteilers zu geben. Ein Zurücksetzen des Passwortes Ihrer persönlichen Mail-Adresse hat darauf keinen Einfluss.

S/Mime oder PGP - Verschlüsselung

Als alternativen Verschlüsselungsweg bieten wir die beiden komfortablen und etablierten Verfahren per S/Mime und PGP an. Senden Sie uns einfach eine signierte E-Mail. Unser System erkennt die Schlüssel automatisch und verwendet diese künftig für die E-Mail-Verschlüsselung mit Ihnen. Für die Nutzung einer zentralen Domain-Verschlüsselung kontaktieren Sie bitte Ihren persönlichen Ansprechpartner der HLS GmbH mit der Bitte um Einrichtung. Ihr Ansprechpartner vermittelt Ihr Anliegen dann weiter an die IT.

Das Domain-Zertifikat bzw. den PGP Schlüssel der HLS GmbH finden Sie hier zum Download:

PGP Domain-Key für hlsgmbh.de (Stand 19.04.2021)
S/Mime Domain-Key für hlsgmbh.de (Stand 28.03.2024)